Excel如何断开外部数据库连接，让数据不再刷新？

在日常工作中,我们经常使用Excel连接外部数据库（如SQL Server、Access、Oracle等）来获取和分析数据，这种方式能够实现数据的动态刷新，极大提高了工作效率，在某些情况下，我们可能需要断开Excel与数据库的连接，文件归档、分享给他人查看最终结果、或者数据源已经不再使用，本文将详细、系统地介绍在Excel中“去掉数据库”的多种含义及其具体操作方法，帮助您根据不同需求选择最合适的方案。

理解“去掉数据库”的不同场景

我们需要明确“去掉数据库”这一操作在Excel环境下的几种可能含义，它并非指删除您电脑上的数据库软件，而是指断开或移除Excel文件与外部数据源之间的关联，主要可以分为以下几种情况：

1. 断开数据连接：保留当前工作表中的数据，但切断其与外部数据库的链接，使其无法再刷新，数据变为静态文本。
2. 删除Power Query查询：彻底移除用于获取和转换数据的查询步骤，这是更深层次的清理。
3. 移除数据透视表缓存：数据透视表通常会创建一个数据缓存，断开连接后，这个缓存可能依然存在。
4. 直接清除数据：最简单直接的方式，即删除工作表中导入的数据本身。

针对这些不同的场景,我们需要采取不同的操作。

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断开数据连接（最常用方法）

这是最核心的需求,断开连接后，工作表中的数据将被保留，但会变成普通的、无法刷新的静态数据，这非常适合用于制作最终报告或归档文件。

操作步骤如下：

1. 打开包含数据连接的Excel工作簿。
2. 点击顶部菜单栏中的 “数据” 选项卡。
3. 在 “查询和连接” 组中，点击 “查询和连接” 按钮，工作簿的右侧会弹出一个任务窗格。
4. 在窗格中,您会看到当前工作簿所有的连接和查询，连接通常以一个带有数据库图标和链接名称的形式显示。
5. 将鼠标悬停在您想要删除的连接上,右侧会出现一个省略号（…）按钮，点击它。
6. 在弹出的菜单中,选择 “删除”。
7. 系统会弹出一个确认对话框,警告您此操作将删除连接，并且工作表中的数据将无法刷新，点击 “删除” 确认。

为了更清晰地展示流程,可以参考下表：

步骤	操作位置	注意事项
1	Excel顶部菜单栏	点击“数据”选项卡
2	“数据”选项卡	点击“查询和连接”按钮	右侧会弹出任务窗格
3	右侧任务窗格	找到目标连接，点击右侧的“…”	连接名称通常能反映其来源
4	弹出菜单	选择“删除”
5	确认对话框	点击“删除”进行最终确认	此操作不可逆，请确保已备份

重要提示：执行此操作后，您工作表中的数据依然存在，但它已经和数据库“失联”了，您无法再通过右键点击表格并选择“刷新”来更新数据。

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删除Power Query查询

如果您的数据是通过Power Query（Excel的“获取和转换数据”功能）导入的，那么除了断开连接，您可能还想彻底删除创建这个数据集的查询步骤，这能让文件更加“干净”。

操作步骤：

1. 同样,在 “数据” 选项卡中，点击 “查询和连接”。
2. 在右侧窗格中,您会看到“查询”部分，通常以一个表格图标表示。
3. 右键点击您想要删除的查询名称。
4. 在弹出的菜单中选择 “删除”。
5. 系统同样会弹出确认提示,告知您删除查询后，将无法再次刷新或编辑该查询，点击 “删除”。

与断开连接类似,删除查询同样不会自动清除已经加载到工作表中的数据结果，它只是移除了后台的“配方”，如果您想彻底清理，需要手动删除工作表中的数据。

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处理数据透视表缓存

当您基于外部数据源创建数据透视表时,Excel会在后台创建一个数据缓存（Pivot Cache），它是数据的一个副本，用于快速响应数据透视表的交互，即使您断开了数据连接，这个缓存有时仍会占用大量文件空间。

要彻底移除它,最直接的方法就是删除整个数据透视表。

1. 在数据透视表内任意位置单击。
2. 在顶部出现的 “数据透视表分析”（或“分析”）选项卡中，点击 “选择” -> “整个数据透视表”。
3. 整个数据透视表会被选中,直接按下键盘上的 Delete 键即可。

删除数据透视表后,其关联的缓存也会被一同清除，有助于显著减小文件体积。

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直接清除工作表数据

如果您的目的仅仅是清空当前工作表中的数据,而不关心后台的连接或查询，操作就非常简单了。

1. 选中数据区域：点击包含数据的任意单元格，然后按 Ctrl + A 全选。
2. ：
   • 直接按键盘上的 Delete 键。
   • 或者,右键点击选中的区域，选择 ”。

如果您的数据是以“表格”形式存在的（通常带有筛选和格式化样式），建议先将其转换为普通区域，再进行清除：

1. 点击表格内的任意单元格。
2. 在出现的 “表设计” 选项卡中，点击 “转换为区域”。
3. 在弹出的提示中点击“是”，之后，表格的格式和结构会被移除，数据变为普通单元格，此时再进行清除操作。

相关问答FAQs

问题1：断开连接和删除查询有什么区别？我应该用哪个？

解答：这是一个非常好的问题，两者目的不同。

• 断开连接：主要目的是“冻结”数据，您希望保留当前的数据结果，但不再需要从数据库更新它，操作后，数据变成静态，但后台获取数据的“配方”（即Power Query查询）可能依然存在。
• 删除查询：是更彻底的清理，它不仅会断开连接，还会删除整个数据获取和转换的步骤，这适用于您确定未来不再需要重新生成或修改这个数据集的场景。

建议：如果您只是想分享一份最终的数据报告，使用 “断开连接” 就足够了，如果您是在进行文件维护，希望彻底移除所有外部依赖，使文件结构更简洁，那么应该先删除查询，再手动清除工作表上的数据。

问题2：为什么我已经断开了所有连接，但Excel文件大小并没有明显减小？

解答：这是一个常见的误解，断开连接或删除查询，其主要作用是切断数据源链接和移除后台逻辑，并不会自动删除已经加载到工作表单元格中的数据，文件大小主要由工作表中实际存储的内容（文本、数字、格式、图表对象等）决定。

要真正减小文件大小,您需要：

1. 手动删除不需要的数据：在断开连接或删除查询后，选中包含大量数据的整个工作表或区域，按 Delete 键清除。
2. 删除大型对象：检查并删除不再需要的数据透视表、图表、图片等占用空间的对象。
3. 保存为二进制工作簿：在“另存为”时，选择“Excel 二进制工作簿（.xlsb）”格式，这种格式通常能显著压缩文件大小，尤其适用于包含大量数据的大型文件。