电子邮件群发机_企业员工工作调动或离职，账号移交指引

主题：工作调动或离职账号移交通知，，尊敬的同事们：，，您好！，，请各位员工在工作调动或离职前，务必完成企业邮箱、账号的移交工作。请按照公司规定流程操作，确保数据安全和业务连续性。感谢大家的配合与支持！，，此致，敬礼，，[公司名称]，[日期]

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在企业日常运营中，员工的工作调动或离职是常见现象，为确保业务的连续性和信息安全，对于使用电子邮件群发机（以下简称“邮件系统”）的账号进行规范的移交流程至关重要，本指引旨在为企业提供一套详细的账号移交操作步骤，以确保账号的顺利过渡及数据安全。

1、确认移交人员

确定离职或调动员工的邮件系统账号。

指定接替的员工或团队，并为其创建新的登录凭证。

2、通知相关方

向离职员工、接替人员以及IT部门发出账号移交通知。

确保所有相关方都清楚移交的时间点和责任分配。

3、数据备份与清理

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对离职员工账号下的数据进行全面备份，确保历史记录的完整性。

清理不必要的邮件和文件，避免信息冗余。

4、权限调整

根据接替人员的职责范围，重新设定邮件系统的访问权限。

更新系统内的权限管理列表。

5、培训与交接

对接替人员进行邮件系统的操作培训。

安排离职员工与接替人员进行面对面的交接，确保无缝对接。

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6、账号正式移交

在约定的时间内，正式将邮件系统账号的管理权转交给接替人员。

确认接替人员能够独立操作系统后，关闭原员工的账号访问权限。

7、后续监督

IT部门应定期检查邮件系统的使用情况，确保没有不当使用。

对于任何异常情况，应立即采取措施进行调查和处理。

1、账号删除政策

明确离职员工账号的保留期限和删除条件。

在删除前，再次确认账号内无重要数据遗漏。

2、误删恢复流程

设立紧急联系机制，以应对误删账号的情况。

准备数据恢复方案，以便在必要时迅速恢复账号和数据。