在处理和分析数据时,数据库中存在重复记录是一个常见且棘手的问题，这些重复数据不仅会占用额外的存储空间，更可能导致统计分析结果失真、决策失误，Microsoft Excel 作为一款强大的数据处理工具，提供了多种高效识别和处理重复数据的方法，利用函数进行筛选是一种既灵活又精确的途径，它能够帮助我们标记、定位甚至提取重复项，为后续的数据清洗工作奠定坚实基础，本文将系统性地介绍如何运用 Excel 函数来筛选数据库中的重复内容，从基础到进阶，助您成为数据整理的高手。
使用条件格式快速高亮显示重复项
虽然这不完全是“函数”方法，但它是筛选重复项最直观、最快捷的第一步，通常作为后续操作的辅助，条件格式本身也内置了函数逻辑。
- 选中数据区域：用鼠标选中您需要检查重复项的单元格区域，A2:A100。
- 应用条件格式：点击菜单栏中的“开始” -> “条件格式” -> “突出显示单元格规则” -> “重复值”。
- 设置格式：在弹出的对话框中，您可以选择将“重复”或“唯一”值高亮显示，并从下拉菜单中选择一种预设的格式（如“浅红填充色深红色文本”），也可以自定义格式。
- 确认操作：点击“确定”后，所有重复出现的单元格都会被立即标记出来。
这种方法的优势在于其视觉上的直观性,让您能一目了然地看到重复数据的大致分布，但它的局限性在于，它仅仅是“高亮”，并没有创建一个独立的、可供筛选的重复项列表。
利用 COUNTIF 函数精确标记重复项
COUNTIF 函数是筛选重复数据的核心武器，它的作用是计算某个区域内满足给定条件的单元格数量，我们可以巧妙地利用它来判断每一行数据是否重复。
- 创建辅助列：在您的数据表旁边，插入一个新的空白列，并将其命名为“重复标记”或类似名称，假设您的数据在 A 列，从 A2 单元格开始。
- 输入公式：在辅助列的第一个单元格（B2）中输入以下公式：
=COUNTIF($A$2:$A$100, A2)
$A$2:$A$100是您要检查的数据区域，这里使用绝对引用（符号）至关重要，因为它确保了当您向下拖动公式时，这个检查范围保持不变。A2是当前行需要被计数的单元格，这里使用相对引用，这样当公式向下复制时，它会依次变为A3,A4等。
- 填充公式：按下回车键后，将鼠标放在 B2 单元格的右下角，当光标变成一个黑色的十字（填充柄）时，双击或向下拖动，将公式应用到整个数据列。
- 解读结果并筛选：公式计算的结果表示该单元格中的值在指定区域内出现的次数。
- 结果为
1：表示该值是第一次出现，暂时唯一。 - 结果
> 1：表示该值是重复出现的。
- 结果为
您可以选中辅助列的标题,点击“数据” -> “筛选”，然后点击筛选按钮，选择“数字筛选” -> “大于”，并输入 1，这样，表格就只会显示所有重复的数据记录。
进阶技巧：如果您只想标记出除了第一次出现之外的所有重复项，可以使用一个动态扩展的公式：
=COUNTIF($A$2:A2, A2)
这个公式的妙处在于,计数区域 $A$2:A2 的终点会随着公式的下移而扩展，对于第一个出现的项，结果为 1；当再次遇到相同的值时，结果就会变为 2、3 等，这样，您就可以筛选出所有结果大于 1 的行，它们就是重复项。
结合 IF 函数自定义重复标记
为了让标记结果更加人性化,我们可以将 COUNTIF 函数与 IF 函数结合使用，直接返回“重复”或“唯一”等文本。
- 创建辅助列：同样，先创建一个辅助列。
- 输入嵌套公式：在辅助列的第一个单元格（B2）输入：
=IF(COUNTIF($A$2:$A$100, A2)>1, "重复", "唯一")
- 解释公式：
COUNTIF($A$2:$A$100, A2)>1：这是IF函数的判断条件。A2的值在区域中出现次数大于1，则条件为真（TRUE）。"重复"：如果条件为真，则返回文本“重复”。"唯一"：如果条件为假（FALSE），即出现次数等于1，则返回文本“唯一”。
- 填充与筛选：向下填充公式后，您就可以直接对“重复标记”列进行筛选，选择“重复”，即可得到所有重复记录的列表。
高级函数与数组公式（适用于复杂场景）
对于使用 Microsoft 365 或 Excel 2021 的用户，处理重复数据变得前所未有的简单。
UNIQUE 函数：这个函数可以直接从一个区域中提取出所有唯一的值，从而反向得到不含重复项的列表，在任意空白单元格输入
=UNIQUE(A2:A100)，它就会自动溢出一个列表，其中包含了 A 列所有的唯一值，虽然这是提取唯一值，但通过对比原列表和这个新列表，就能轻松识别重复项。SUMPRODUCT 函数：这是一个功能强大的数组函数，无需按
Ctrl+Shift+Enter即可执行。SUMPRODUCT(($A$2:$A$100=A2)*1)的效果与COUNTIF类似，可以用来判断重复。
为了更清晰地对比上述方法,请参考下表：
| 方法 | 优点 | 缺点 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| 条件格式 | 直观、快速、无需辅助列 | 仅高亮，不生成可筛选列表 | 快速预览重复项分布 |
| COUNTIF 函数 | 精确、灵活、可筛选 | 需要辅助列，公式稍复杂 | 精确定位和筛选所有重复记录 |
| IF + COUNTIF 组合 | 结果清晰易懂，便于筛选 | 需要辅助列，公式更长 | 需要明确的“重复/唯一”文本标记 |
| UNIQUE 函数 | 简单、动态、无需辅助列 | 仅限新版 Excel，直接提取唯一值 | 快速获取不重复的数据清单 |
相关问答 (FAQs)
如何筛选出两列数据中的重复项？
解答：要检查 A 列的数据是否在 B 列中重复出现，您可以使用 COUNTIF 函数，将其计数范围设置为 B 列，在 A 列旁边的辅助列（C2）输入公式：=COUNTIF(B:B, A2)，然后向下填充，如果结果大于 0，则表示 A2 单元格的值在 B 列中存在，您可以对 C 列进行筛选，找出所有值大于 0 的行，即为两列间的重复项。
删除重复数据后，原来的公式会出错吗？如何避免？
解答：会的，如果您在标记重复项后，直接删除了筛选出的行，可能会导致某些公式引用的区域发生变化或产生 #REF! 错误，特别是当删除操作跨越了公式引用的边界时，为了避免这个问题，最佳实践是：在根据辅助列筛选出重复项后，不要直接删除，将这些筛选出的重复项（包括辅助列）复制，然后在另一个位置或新的工作表中右键 -> 选择性粘贴 -> 值，这样，您就得到了一个不带公式的、静态的重复项列表，之后，您可以根据这个静态列表返回原数据表进行安全的删除操作，从而确保原始数据和公式的完整性。
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