在现代办公环境中，将Excel强大的数据分析与可视化能力与Access稳健的数据库管理功能相结合，是一种高效处理数据的策略，通过将Excel连接到Access数据库，用户可以在熟悉的Excel表格中直接引用、分析和展示Access中存储的大量数据，而无需手动导入导出，确保了数据的实时性和一致性，这种连接方式尤其适用于处理超过Excel单行记录上限（1,048,576行）的数据集,或是需要多人协同维护一个核心数据库的场景。
准备工作
在开始连接之前,请确保已具备以下基本条件：
- Microsoft Excel：任意较新版本（如Excel 2016、2019、Microsoft 365）均支持,不同版本在界面位置上可能略有差异。
- Microsoft Access：用于创建和管理数据库文件。
- Access数据库文件：一个已创建好的
.accdb或.mdb格式的数据库文件,并且您知道其存储路径。 - 明确的连接目标：清楚您需要从数据库中调取哪个具体的表或查询。
使用“获取数据”功能 (推荐)
这是目前最主流、最灵活的方法，它利用了Power Query技术，不仅能建立连接，还能在数据导入前进行清洗、转换和整合。
操作步骤：
打开Excel,新建一个工作簿或打开现有工作簿。
点击顶部菜单栏中的
**数据**选项卡。在“获取与转换数据”功能区中，找到并点击
**获取数据**。在下拉菜单中，选择
**自数据库**->**从Microsoft Access数据库**。
此时会弹出一个文件浏览窗口，导航到您的Access数据库文件（
.accdb或.mdb）所在的位置，选中它，然后点击**导入**。Excel会弹出一个“导航器”窗口，左侧会列出该数据库中所有的表和查询，点击左侧的名称,右侧会预览数据内容。
选择您需要导入的数据表或查询后,窗口左下角有两个加载选项：
**加载**：直接将数据加载到Excel工作表中,形成一个可刷新的表格。**转换数据**：进入Power Query编辑器，对数据进行筛选、排序、合并等复杂操作后再加载。
对于大多数情况，直接点击
**加载**即可，片刻之后,Access数据库中的数据就会以一个格式化的表格形式出现在您的工作表中。
使用传统数据连接向导
此方法适用于较旧版本的Excel,或者当用户习惯于传统连接流程时使用。
操作步骤：
- 打开Excel，点击
**数据**选项卡。 - 在“获取外部数据”功能区，找到并点击
**自Access**。 - 在弹出的“选取数据源”窗口中，找到并选择您的Access数据库文件，点击
**打开**。 - 接下来会弹出“选择表格”窗口，列出数据库中的可用表和查询,选择您需要的数据。
- 点击
**确定**后，会弹出“导入数据”对话框，在这里您可以选择数据在工作簿中的显示方式：-
**表**：以标准Excel表格形式呈现。 -
**数据透视表**：直接创建一个基于Access数据的数据透视表。 -
**数据透视图**：直接创建一个数据透视图和数据透视表。 -
**仅创建连接**：不显示数据，仅在后台建立连接,可用于后续的数据模型或数据透视表。
-
- 选择好显示方式和工作表位置后，点击
**确定**,数据即被成功导入。
两种方法的对比
为了帮助您更好地选择,下表对比了两种核心连接方式：
| 特性 | “获取数据” (Power Query) | 传统数据连接向导 |
|---|---|---|
| 适用版本 | Excel 2016及更新版本 (推荐) | Excel 2007及以上所有版本 |
| 核心功能 | 数据导入、清洗、转换、合并 | 基础数据导入 |
| 灵活性 | 极高，可构建复杂的数据处理流程 | 较低，主要用于直接导入 |
| 刷新性能 | 优秀，支持后台刷新和增量刷新 | 良好，标准刷新方式 |
| 推荐度 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ |
连接后的管理与维护
建立连接只是第一步,后续的管理同样重要。
- 刷新数据：当Access数据库中的原始数据发生变化后，您无需重新导入，只需在Excel中右键点击导入的数据表格，选择
**刷新**，或者在**数据**选项卡中点击**全部刷新**,即可更新为最新数据。 - 管理连接：点击
**数据**->**查询和连接**，工作簿右侧会打开一个任务窗格，显示所有活动的连接，您可以在此查看、编辑或删除连接，也可以查看每个连接的属性，例如刷新频率、数据源路径等。
最佳实践与技巧
- 优先使用查询：如果您的Access数据库中已经创建了筛选或处理过数据的查询，直接连接查询而非原始表,可以减少在Excel中进行数据整理的工作量。
- 命名规范：为连接和导入的表格设置清晰的名称,便于日后管理和识别。
- 大文件处理：对于非常大的数据集，可以考虑选择“仅创建连接”，然后在数据透视表或Power Pivot中使用此连接,这样可以有效减小Excel文件的大小和内存占用。
- 路径问题：如果Access数据库文件或Excel文件被移动，连接可能会中断，您可以在“连接属性”中修改数据源文件路径以重新建立连接。
通过掌握以上方法，您就可以轻松地在Excel和Access之间架起一座数据桥梁，充分释放两个软件的潜力,实现数据管理与分析的完美协同。
相关问答FAQs
连接成功后，Access数据库里的数据更新了，Excel里不会自动更新怎么办？
解答： 这是非常正常的情况，Excel与Access的连接默认是“手动刷新”模式，以避免在不恰当的时候更新数据影响当前工作，要更新数据，您只需在Excel中点击 **数据** 选项卡，然后找到 **全部刷新** 按钮并点击它，或者，您可以右键单击导入的数据表格，在弹出的菜单中选择 **刷新**，如果您希望Excel在打开文件时自动刷新，可以在“连接属性”中勾选“打开文件时刷新数据”选项。
为什么我的Excel找不到“获取数据”或者“自Access”的选项？
解答： 这通常由以下两个原因导致：
- Excel版本过旧：“获取数据”（Power Query）功能是从Excel 2016版本开始才内置的，如果您使用的是Excel 2010或2013版本，可能需要从微软官网下载并安装相应的Power Query插件才能使用。
- 功能被禁用或加载项未加载：极少数情况下，该功能可能被管理员禁用，您可以检查
**文件**->**选项**->**加载项**，在底部的“管理”下拉框中选择“COM加载项”，点击“转到”，查看是否有与Power Query或数据连接相关的项目被取消勾选，对于旧版本，则需检查“ActiveX加载项”，如果问题依旧,建议检查您的Office是否为完整版安装。
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