基础物理连接与状态检查
在深入复杂的软件设置之前,请首先回归基础，排除最简单的物理问题，这些步骤看似基础，却是最常见的故障原因。
- 电源与开机：确认打印机的电源线已牢固连接至插座，且打印机电源开关已打开，观察打印机操作面板上的电源指示灯是否常亮或处于正常工作状态。
- 数据线连接：
- USB连接：检查USB数据线两端是否分别紧密插入打印机和电脑的USB端口，可以尝试更换电脑上的另一个USB端口，以排除端口故障的可能。
- 网络连接：对于网络打印机，确保网线插入正确（或Wi-Fi连接成功），并且打印机与您的电脑连接在同一个局域网内。
- 打印机自身状态：查看打印机显示屏或指示灯是否存在错误提示，如“缺纸”、“卡纸”、“墨盒/硒鼓缺失”或“墨水/墨粉不足”，请根据提示补充纸张、清除卡纸或更换耗材，许多打印机在耗材耗尽时会拒绝执行任何打印任务。
驱动程序与软件设置排查
如果物理连接无误,那么问题大概率出在软件层面，尤其是驱动程序和打印队列。
驱动程序是否正确且完整？
驱动程序是电脑与打印机沟通的“翻译官”，不正确、不完整或损坏的驱动是导致打印失败的核心原因。
- 首选官方渠道：强烈建议您访问打印机制造商的官方网站（如惠普、佳能、爱普生等），根据您的打印机型号和操作系统版本（如Windows 11或macOS Sonoma），下载最新的完整驱动程序安装包，避免使用第三方驱动下载网站，其提供的驱动可能不兼容或捆绑软件。
- 完全卸载后重装：如果之前安装过驱动，请先在系统的“设置”或“控制面板”中找到该打印机，选择“删除设备”或“卸载”，运行刚刚从官网下载的安装包，按照提示完成全新安装。
设置为默认打印机
系统需要知道您希望使用哪台打印机进行输出,如果您的电脑连接了多台打印机（包括虚拟打印机如“Microsoft Print to PDF”），而新安装的打印机未被设为默认，打印任务可能会被发送到其他设备。
在Windows系统中,进入“设置” > “蓝牙和其他设备” > “打印机和扫描仪”，选择您的打印机，点击“管理”，然后选择“设为默认打印机”。
检查并清理打印队列
打印队列是一个“等待室”，所有待打印的文件都在此排队，如果队列中有某个任务卡住或出错，它会阻塞后续所有任务。
- 访问打印队列：在“控制面板” > “设备和打印机”中，找到您的打印机图标，双击打开。
- 清理队列：在打开的队列窗口中，点击“打印机”菜单，然后选择“取消所有文档”，等待所有任务被清除后，再尝试重新打印。
| 打印队列状态 | 可能原因 | 解决方法 |
|---|---|---|
| 错误 | 驱动问题、通信中断、打印机离线 | 重启打印机和电脑，重装驱动 |
| 已暂停 | 用户或系统手动暂停 | 在“打印机”菜单中取消“暂停打印” |
| 正在删除 | 文档卡住，无法正常清除 | 重启Print Spooler服务（见下文） |
系统与服务层面排查
如果上述步骤均无效,我们需要检查更底层的系统服务。
重启Print Spooler服务
Print Spooler是Windows系统中管理所有打印任务的后台服务，如果该服务停止运行，打印功能将完全失效。
- 按下
Win + R键，输入services.msc并回车。 - 在服务列表中找到名为 Print Spooler 的服务。
- 检查其“状态”是否为“正在运行”，“启动类型”是否为“自动”。
- 如果状态异常,可以右键点击它，选择“重新启动”，如果服务被禁用，请右键选择“属性”，将启动类型改为“自动”，然后点击“启动”。
相关问答 FAQs
问题1：我的打印机图标总是显示“脱机”，无法打印，该怎么办？
解答： 打印机显示“脱机”通常意味着电脑与打印机失去了通信联系，请检查打印机是否处于开机状态，并且USB或网络连接正常，在Windows的“设备和打印机”窗口中，右键点击您的打印机图标，查看“使用打印机脱机”选项是否被勾选了，如果被勾选，请点击取消勾选，对于网络打印机，请确认打印机的IP地址没有改变，并且与电脑在同一网络下，重启打印机和电脑的路由器也常常能解决临时的网络连接问题。
问题2：为什么打印机可以工作，但打印出来的文件是空白页或者满是乱码？
解答： 这种情况几乎可以肯定是驱动程序不匹配或损坏导致的，电脑发送了正确的打印指令，但错误的“翻译官”（驱动）将其“翻译”成了打印机无法理解的乱码指令，最终导致输出空白或无意义的字符，请务必从打印机制造商的官方网站下载与您的打印机型号和操作系统完全匹配的最新驱动程序，在安装新驱动前，建议通过系统的“控制面板”彻底卸载旧的驱动程序和相关软件，然后重启电脑再进行全新安装。
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