打印机点打印就提示保存文件而不是打印怎么办？

在日常办公或家庭使用中,打印机是不可或缺的设备，当我们满怀期待地点击“打印”按钮，屏幕上弹出的却不是打印机开始工作的声音，而是一个“另存为”的对话框，要求我们将文件保存为PDF或XPS格式时，难免会感到困惑与沮丧，这种“打印机无法打印提示保存”的现象，实际上是一个非常常见的问题，其根源通常并非打印机硬件故障，而是软件设置、驱动程序或系统服务出了小差错，本文将系统地剖析这一问题的成因，并提供一套由浅入深、清晰明了的解决方案，帮助您快速摆脱困境，让打印机恢复正常工作。

追根溯源：为何打印变成了“保存”？

要解决问题,首先需要理解其背后的原因，打印变保存，本质上是打印任务被一个“虚拟打印机”接收了，虚拟打印机是一种软件程序，它模仿物理打印机的功能，但输出的不是纸质文件，而是电子文件，当您选择错误的打印机时，系统便会执行“保存”操作。

最常见的原因：选错了打印机设备

这是导致此问题超过八成的“罪魁祸首”，在Windows操作系统中，系统会默认安装一些虚拟打印机，最常见的有：

• Microsoft Print to PDF：将任何可打印文档转换为PDF格式。
• Microsoft XPS Document Writer：将文档保存为微软的XPS（XML Paper Specification）格式。

在许多应用程序的打印对话框中,系统可能会记住上次的选择，或者将这些虚拟打印机设为默认选项，用户在未仔细检查的情况下直接点击打印，自然就会触发保存操作。

设备类型	实体打印机	虚拟打印机
功能	将数字信息输出到物理纸张	将数字信息输出为电子文件
示例	HP LaserJet Pro, Canon PIXMA	Microsoft Print to PDF, Adobe PDF
结果	获得纸质文档	获得PDF、XPS等格式的电子文件
连接	需通过USB、Wi-Fi或网络连接	系统内置软件，无需物理连接

其他潜在原因分析

除了选错打印机这一主要因素外,以下几种情况也可能导致类似问题：

1. 打印机驱动程序异常：驱动程序是计算机与打印机沟通的桥梁，如果驱动程序损坏、过时或安装不正确，系统可能无法正确识别打印机，导致打印任务被重定向或失败，有时也会表现为保存提示。
2. 打印机状态为“脱机”：如果打印机被设置为“脱机使用打印机”，或者由于网络问题、连接中断导致其显示为离线状态，系统在无法联系到物理设备时，可能会尝试使用默认的虚拟打印机作为备选。
3. 打印队列堵塞：当一个或多个打印任务在打印队列中卡住时，它会阻碍后续所有任务的正常执行，这种堵塞有时会引发奇怪的软件行为，包括无法正常打印而弹出保存对话框。
4. Windows打印后台处理程序服务故障：Print Spooler是管理所有打印请求的核心系统服务，如果该服务停止响应或出现错误，所有打印功能都会受到影响，表现形式多种多样，其中就包括打印异常。

对症下药：系统性的故障排查步骤

了解了可能的原因后,我们可以按照从简到繁的顺序进行排查，逐步定位并解决问题。

检查并选择正确的打印机

这是首要且最关键的一步,在任何程序中点击“打印”（通常是快捷键Ctrl+P），在弹出的打印对话框中，仔细查看“选择打印机”或“打印机”一栏。

1. 点击下拉菜单,浏览列表。
2. 找到您的实体打印机型号（HP LaserJet Pro M404n”或“Canon MG3600 series”），请确保选择的不是“Microsoft Print to PDF”或其他虚拟打印机。
3. 如果找到了正确的打印机,选中它，然后点击“打印”按钮。
4. 为了避免未来再次发生,可以勾选“使用默认打印机”选项，然后进入Windows设置，将您的实体打印机设为默认。

确认打印机硬件与连接状态

如果列表中找不到您的打印机,或者选择了正确的打印机但问题依旧，请检查物理连接。

• USB连接：确保USB线缆两端都已插紧，可以尝试更换一个USB端口。
• 网络连接（Wi-Fi/以太网）：确保打印机与电脑连接在同一个网络中，可以尝试打印一张测试页（通常可以在打印机自身的控制面板上操作），或通过路由器管理页面查看打印机的IP地址是否已获取。
• 检查打印机状态：在Windows的“设置”->“设备”->“打印机和扫描仪”中，找到您的打印机，如果状态显示为“脱机”，右键点击它，查看“脱机使用打印机”选项是否被勾选，如有，则取消勾选。

清理堵塞的打印队列

1. 在Windows搜索栏中输入“服务”，并打开“服务”应用。
2. 在服务列表中找到“Print Spooler”。
3. 右键点击“Print Spooler”，选择“停止”，此操作会停止所有打印服务。
4. 打开文件资源管理器,在地址栏输入 C:WindowsSystem32spoolPRINTERS 并回车。
5. 删除该文件夹内的所有文件（这些就是卡住的打印任务）。
6. 返回“服务”窗口，右键点击“Print Spooler”，选择“启动”。
7. 重新尝试打印。

重启打印后台处理程序服务

如果清理队列无效,可以尝试直接重启该服务，在“服务”窗口中，右键点击“Print Spooler”，选择“重新启动”，等待服务重启完成后，再次尝试打印。

重新安装或更新打印机驱动程序

如果以上步骤均告失败,驱动程序问题的可能性就很大了。

1. 访问您的打印机品牌官方网站（如惠普、佳能、爱普生等）。
2. 根据您的打印机型号和操作系统版本（如Windows 11 64位），下载最新的驱动程序安装包。
3. 在“设置”->“设备”->“打印机和扫描仪”中，先删除旧的打印机设备。
4. 运行刚刚下载的驱动程序安装包,按照提示完成安装，安装完成后，打印机应会重新出现在列表中，此时再进行打印测试。

通过以上系统性的排查,绝大多数“打印变保存”的问题都能得到有效解决，关键在于保持耐心，从最简单的设置检查开始，逐步深入到系统层面，最终找到问题的根源。

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相关问答FAQs

为什么我的打印机选项里只有“Microsoft Print to PDF”，完全找不到我的实体打印机？
解答： 这种情况通常意味着您的计算机未能成功识别或安装实体打印机，主要原因有：1）打印机未正确连接到电脑或网络；2）打印机驱动程序未被安装或安装失败，您应该首先检查打印机的USB线缆或Wi-Fi连接是否正常，然后访问打印机制造商的官方网站，下载对应型号的最新驱动程序并进行安装，安装完成后，重启电脑和打印机，您的实体打印机就应该会出现在打印选项列表中了。

我已经百分之百确定选对了打印机，但点击打印后依然弹出保存对话框，这是怎么回事？
解答： 如果您已确认选择了正确的实体打印机，但问题依旧，那么问题可能出在更深层次的软件层面，这很可能是由于打印机驱动程序损坏、打印队列严重堵塞或Windows的Print Spooler服务出现故障，建议您按照本文提供的“步骤三：清理堵塞的打印队列”和“步骤四：重启打印后台处理程序服务”进行操作，如果问题仍然存在，最彻底的解决方案是“步骤五：重新安装或更新打印机驱动程序”，这通常能解决由驱动文件损坏引起的各种疑难杂症。