dms怎么用_会议模板怎么用？

dms（document management system）是指文档管理系统，它用于创建、存储、管理和跟踪电子文档和物理文档，会议模板是dms中用于记录会议内容、决策和行动计划的一种工具，下面是一个使用dms中的会议模板的步骤：

1、登录dms：

打开dms软件或通过网页访问在线dms。

输入您的用户名和密码进行登录。

2、访问会议模板：

在dms的界面上，找到“文档”或“模板”部分。

寻找会议相关的模板，可能被标记为“会议记录”、“会议纪要”或“会议模板”。

3、选择或创建会议模板：

如果系统已有预设的会议模板，选择一个适合您会议类型的模板。

如果没有合适的模板，您可能需要根据会议需求自行创建一个。

4、填写会议信息：

打开会议模板后，填写会议的基本信息，如会议日期、时间、地点、参会人员名单等。

根据模板提供的字段输入议程项目、讨论要点、决策事项等。

5、分发会议模板：

在会议开始前，将会议模板发送给所有参会者，让他们事先了解会议流程和议题。

如果是电子形式的dms，通常可以通过电子邮件或其他集成的通信工具分享链接或文档。

6、会议进行时使用模板：

开会时，根据模板上的议程逐项讨论。

记录关键点、行动项、责任人及截止日期。

7、完成会议记录：

会后，将讨论结果、决策和行动计划详细填入会议模板中。

确保所有数据准确无误，并保存记录。

8、分发会议记录：

将完成的会议记录分发给所有参会者以及需要的未参会者。

确认接收人已阅读并理解会议内容和后续的行动计划。

9、存档会议记录：

在dms中适当的地方存档会议记录，确保其可被搜索和审计。

设定权限，以便相关人员可以访问这些文档。

10、跟进行动计划：

使用dms来监控和管理会议中产生的行动计划。

定期检查各项行动的进展情况，并在dms中更新状态。

每个dms的具体操作可能有所不同，因此在使用时应参考您所在组织的dms的用户手册或请求培训以了解更详细的操作指南，有些dms可能还提供高级功能，如自动提醒、任务分配、集成日历等，可以进一步提高工作效率和追踪效果。